Jakarta, 11 Juni 2026 – Politeknik STIA LAN Jakarta melakukan pengawasan kearsipan yang merupakan salah satu aspek penting dalam penyelenggaraan tata kelola perguruan tinggi yang baik (good university governance) dilaksanakan pada Kamis (11/9) di Ruang Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo, MA. Di lingkungan Politeknik STIA LAN Jakarta, arsip tidak hanya berfungsi sebagai rekaman kegiatan dan sumber informasi, tetapi juga sebagai bukti akuntabilitas, transparansi, serta dasar dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang tertib, sistematis, dan sesuai dengan kaidah kearsipan perlu didukung melalui pelaksanaan pengawasan yang efektif dan berkelanjutan.
Wakil Direktur II Bidang Umum, Dr. Neneng S. Rahayu, M.Si menjelaskan pelaksanaan pengawasan kearsipan merupakan bagian dari upaya institusi untuk memastikan bahwa pengelolaan arsip telah berjalan sesuai standar dan prinsip-prinsip kearsipan yang baik. Melalui kegiatan ini, diharapkan dapat teridentifikasi berbagai capaian maupun aspek yang masih perlu ditingkatkan sehingga kualitas penyelenggaraan kearsipan semakin baik dari waktu ke waktu.
Optimalisasi pengawasan kearsipan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap unit kerja telah melaksanakan pengelolaan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan, kebijakan institusi, dan standar kearsipan yang berlaku. Kegiatan pengawasan mencakup berbagai aspek, mulai dari penciptaan arsip, penggunaan klasifikasi arsip, penataan dan penyimpanan arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip, hingga pelaksanaan penyusutan arsip. Melalui pengawasan yang terstruktur, institusi dapat mengidentifikasi tingkat kepatuhan unit kerja sekaligus menemukan berbagai kendala yang memerlukan tindak lanjut perbaikan.
Sementara itu Arsiparis Ahli Madya LAN sekaligus sebai ketua tim pengawas kearsipan internal LAN di Politeknik STIA LAN Jakarta, Makmuri, S.T menyampaikan pengawasan kearsipan memiliki peran strategis dalam menilai tingkat kepatuhan unit kerja terhadap kebijakan dan regulasi kearsipan yang berlaku. Selain sebagai sarana evaluasi, kegiatan ini juga menjadi momentum untuk meningkatkan pemahaman, kesadaran, dan kompetensi seluruh pengelola arsip dalam menerapkan prinsip-prinsip kearsipan yang sesuai dengan standar nasional.
Arsip yang dikelola secara baik akan memberikan manfaat besar bagi organisasi, baik sebagai alat bukti yang sah, sumber informasi yang autentik dan terpercaya, maupun sebagai memori kolektif institusi. Oleh sebab itu, pengawasan kearsipan perlu dipandang sebagai bagian dari proses pembinaan yang berkelanjutan untuk mendorong peningkatan kualitas tata kelola arsip di seluruh unit kerja.
Dalam pelaksanaannya, pengawasan kearsipan tidak hanya berorientasi pada penilaian, tetapi juga berfungsi sebagai sarana pembinaan bagi pengelola arsip. Hasil pengawasan dapat digunakan sebagai dasar untuk meningkatkan kompetensi sumber daya manusia, memperbaiki prosedur kerja, serta mengembangkan sarana dan prasarana kearsipan yang lebih memadai. Dengan demikian, pengawasan menjadi instrumen penting dalam membangun budaya tertib arsip di lingkungan perguruan tinggi.
Optimalisasi pengawasan kearsipan juga berkontribusi dalam mendukung berbagai proses strategis institusi, seperti audit internal dan eksternal, akreditasi program studi maupun institusi, serta penyediaan data dan informasi yang akurat bagi pimpinan. Arsip yang dikelola dengan baik akan memudahkan proses penelusuran informasi, meningkatkan efisiensi administrasi, serta meminimalkan risiko kehilangan dokumen penting yang memiliki nilai hukum, administratif, maupun historis.
Melalui pengawasan kearsipan yang optimal, Politeknik STIA LAN Jakarta dapat mewujudkan sistem pengelolaan arsip yang efektif, efisien, aman, dan akuntabel. Pada akhirnya, hal ini akan memperkuat penerapan prinsip-prinsip tata kelola perguruan tinggi yang baik, yaitu transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi, dan keadilan, sehingga mendukung pencapaian visi, misi, serta tujuan institusi secara berkelanjutan.
