Jakarta, 4 Oktober 2023 – Politeknik STIA LAN Jakarta bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip Dinamis pada tanggal 2-4 Oktober 2023 yang berlangsung di kampus Politeknik STIA LAN Jakarta. Kegiatan dibuka oleh Wakil Direktur II Bidang Umum Politeknik STIA LAN Jakarta, Dr. Neneng Sri Rahayu, ST., M.Si dan dilanjutkan dengan sambutan pembekalan dari Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Arsip Nasional, Republik Indonesia (ANRI), Dra. Desi Praitiwi MIM. Kegiatan ini diikuti oleh mahasiswa Program Studi Administrasi Pembangunan Negara – Konsentrasi Kearsipan.
Kegiatan Bimtek dimulai dengan pemaparan mengenai pengelolaan arsip dinamis yang disampaikan oleh Arsiparis Ahli Madya, Susanti, S.Sos., M.Hum. Susanti menjelaskan bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis yang dimulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan sampai tahap penyusutan. Dalam pemaparannya juga dijelaskan permasalahan yang ada dalam pengelolaan arsip diantaranya ruang kerja yang penuh dengan arsip, perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas, tidak ada petugas khusus yang menangani arsip, informasi tidak aman, arsip disimpan sesuai kepentingan pegawai masing-masing, arsip tidak bisa ditemukan secara cepat dan tepat.
Selanjutnya, Arsiparis Ahli Muda, Diantyo Nugroho, SH., MA menjelaskan bagaimana prosedur pengelolaan arsip inaktif dimulai dari pemindahan arsip, penataan arsip sampai dengan penyimpanan arsip. Dalam paparannya Diantyo juga menjelaskan mengenai prosedur penataan arsip inaktif, yaitu mengatur fisik arsip, mengolah informasi arsip sampai dengan menyusun daftar arsip inaktif.
Terakhir, Arsiparis Ahli Muda/Ketua Tim Pembinaan Lembaga Pendidikan dan Masyarakat, Azwar Sanusi Pane, S.IP., M.Si. menjelaskan bagaimana proses penciptaan arsip elektronik mulai dari penciptaan secara elektronik, atau otomasi dan juga penciptaan arsip dengan cara transformasi digital. Selanjutnya ia juga menjelaskan manfaat dari arsip elektronik yaitu penghematan investasi berupa ruang kearsipan, penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy), efisiensi waktu akses, penghematan SDM dan memperkecil kemungkinan kehancuran data.
Kegiatan Bimtek ini ditutup pada tanggal 4 Oktober 2023 oleh Direktur Politeknik STIA LAN Jakarta, Prof. Dr. Nurliah Nurdin, MA. Prof Nurliah dalam sambutan penutupannya menekankan arti penting dalam memahami pengelolaan arsip, oleh karena arti penting arsip dalam menjaga kelancaran business process dan menjamin kelestarian informasi dan dokumentasi bagi sebuah organisasi. Ke depan diharapkan dengan pelaksanaan bimtek ini Politeknik STIA LAN Jakarta dapat menciptakan lulusan-lulusan yang memiliki pengetahuan dan skill yang komprehensif dalam mengelola arsip. ia juga mengatakan bahwa bimbingan teknis ini sebagai sarana peningkatan kompetensi agar mampu bersaing di dunia kerja khususnya terkait dengan kearsipan dan mewujudkan arsip sebagai rekam jejak sejarah bangsa.
